Door Femke Hogema
Vóór 1 mei 2016 moet de aangifte inkomstenbelasting over 2015 worden ingediend. De meeste ondernemers laten dit doen door een boekhouder of accountant. Dat klinkt alsof je er dus geen omkijken naar hebt. Maar de werkelijkheid is vaak weerbarstig… Het duurt vaak maanden tot meer dan een jaar voordat die aangifte eindelijk de deur uit is, en je hebt het idee dat je dezelfde vraag wel vijf keer beantwoordt. Tot slot begrijp je helemaal niks van de stukken die je ontvangt. In dit artikel deel ik vijf praktische tips met je om te zorgen dat de samenwerking met je boekhouder / accountant vlot verloopt en dat de IB-aangifte snel bij de fiscus op de digitale mat ligt!
Tip 1: Maak heldere afspraken (nu is een goed moment)
Het slechte nieuws is dat jij voor de boekhouder / accountant één van de velen bent. En als ZZP’er ben je meestal ook niet de belangrijkste. Dat kun je oneerlijk vinden, maar het is handiger om er mee te dealen ;-)
Als je niets afspreekt, ligt jouw dossier onderop de stapel. Wat je dus allereerst te doen staat is afspraken maken met je boekhouder / accountant. Zoals Covey zei: ‘Start with the end in mind.’ Dus stel jezelf allereerst de vraag: ‘Wanneer wil ik dat de aangifte wordt ingediend?’
Met het antwoord op deze vraag in gedachten, neem je contact op met de boekhouder / accountant.
Maak én bevestig vervolgens – schriftelijk- onderstaande afspraken:
1. Wanneer lever jij alles aan?
2. Wat lever je dan precies aan (zie ook tip 3)
3. Wanneer ontvang jij het eerste concept van de cijfers en de vragen die de boekhouder / accountant nog voor je heeft?
4. Wanneer reageer jij daar op?
5. Wanneer wordt de definitieve aangifte ingediend?
Nu is het juiste moment om deze afspraken te maken, dus ik zou zeggen: pak de telefoon!
Tip 2: Vraag uitstel aan
Als jij (of je boekhouder, accountant of administratiekantoor) niets doet, dan moet je vóór 1 mei belastingaangifte doen. Ben je aangesloten bij een accountant of administratiekantoor? Dan wordt er waarschijnlijk automatisch uitstel voor je aangevraagd. Check dit voor de zekerheid wel even!
Uitstel aanvragen doe je door middel van 1 telefoontje. Als je vóór 1 mei uitstel aanvraagt, krijg je uitstel tot 1 september 2016.
Uitstel vraag je aan door te bellen met 0800-0543. Uitstel aanvragen kan ook schriftelijk of digitaal. Je hebt je burgerservicenummer nodig.
Tip 3: lever alles in één keer volledig en goed aan
Het heen en weer mailen, de vragen als ‘ja maar dat had ik toch al doorgestuurd’ en het checken of alles compleet is, kosten heel (heel) veel geld en tijd. Je bespaart tijd, geld (met gemak honderden euro’s) en ergernis wanneer je alles in één keer, op tijd en goed inlevert:
Alles:
Wat ‘alles’ is, is voor iedereen verschillend. Je kunt je boekhouder / accountant vragen of hij een standaard aanleverlijstje heeft, maar je kunt die ook zelf maken en aan hem voorleggen. Het hier vóóraf over nadenken kost veel minder tijd (en dus geld) dan tijdens het proces voortdurend ontdekken dat er dingen missen.
In één keer:
Verzamel alles in een (digitaal) mapje en lever het hele (digitale) mapje in één keer aan. Dan hoeft je boekhouder / accountant namelijk maar één keer te controleren of hij alles heeft. Ook dat scheelt weer bakken tijd en geld.
Op tijd:
Wanneer je een oplever afspraak hebt gemaakt met je boekhouder / accountant (tip 1) dan is het essentieel dat je je hier aan houdt. Een boekhouder / accountant plant jouw aangifte in. Wanneer jij de spullen niet tijdig aanlevert, is het maar de vraag of hij een week later opnieuw tijd voor jouw aangifte kan inplannen. Het is waarschijnlijker dat jouw aangifte opnieuw moet worden ingepland; misschien wel enkele maanden later.
Goed:
Het klinkt voor de hand liggend, maar zorg dat je checkt en dubbelchekt of je alles goed hebt aangeleverd. Het corrigeren van fouten altijd onevenredig meer tijd dan het in één keer goed doen. Een fout moet eerst ontdekt worden, daar moet met jou over gecommuniceerd worden, dan moet jij de juiste gegevens opnieuw aanleveren en dan moeten die opnieuw gecheckt worden. Zet die tijdsinvestering af tegen het uurtarief van je boekhouder / accountant en jouw eigen uurtarief en je weet wat de fout kostte…
Tip 4: Lees je cijfers!
En dan komt het moment dat jij conceptcijfers krijgt aangeleverd. Ik weet dat sommige zzp’ers die doornemen, maar het gros van de zzp’ers gaat uit van de deskundigheid van de expert en zegt ‘het zal wel kloppen’. Niet doen! Je doet daarmee jezelf en je onderneming tekort. Ten eerste is de boekhouder / accountant ook een mens. Hij kan fouten maken. Jij kent je business en je bedrijf, dus wanneer jij met verstand kijkt naar je jaarcijfers, dan kun je daar vragen over stellen en dan komen fouten boven tafel. Behalve het ontdekken en corrigeren van fouten, lees je de cijfers ook omdat ze essentiële informatie over de gezondheid van je bedrijf bevatten. De cijfers zijn belangrijke raadgevers; ze helpen je keuzes te maken en ze geven richting! Heb je moeite om de jaarcijfers te lezen en interpreteren? Dan is de bestseller ‘Financiën voor ZZP’ers’ een aanrader. Ik leg in dit boek op een zeer praktische, leuke en toegankelijke manier alles uit wat je als zzp’er over financiën moet weten om een financieel gezond bedrijf te runnen.
Meer informatie over het boek vind je hier: Financiën voor zzp’ers en andere zelfstandig ondernemers
Tip 5: Zorg dat je je boekhouder / accountant begrijpt
Gedurende dit gehele proces heb je veel contact met je boekhouder / accountant. Soms over het proces, maar soms ook over de inhoud. Nu is het geval met boekhouders / accountants dat ze echte experts zijn in hun vak. Dat is maar goed ook. Maar het nadeel van experts is, dat ze soms maar moeilijk kunnen verbinden met jouw kennisniveau en de vraag achter jouw vraag. Ervaar je dat je jouw boekhouder / accountant niet begrijpt? Dat je, iedere keer wanneer je zegt: ‘Dat snap ik niet’ een antwoord krijgt wat even onbegrijpelijk is? Dan wordt het tijd om na te denken of deze persoon wel de juiste voor jou is. Durf over te stappen. Ook dat bespaart je uiteindelijk tijd, geld en frustraties!
Over Femke Hogema
Femke Hogema gelooft ten diepste dat je alleen dán een succesvol bedrijf kunt hebben wanneer je zelf grip op cijfers hebt. In 2007 heeft ze Healthy Finance opgericht. Sindsdien is ze werkzaam als trainer, auteur en spreker. Ze heeft de afgelopen jaren honderden ZZP’ers en MKB’ers getraind in Financieel Bewust Ondernemerschap.
